これから事務職を目指す人、事務職に興味のある人、事務職にたくさんの種類があることをご存知でしょうか？
実は「事務職」と言ってもたくさんの種類があります。
なぜなら、事務職とは人のサポートをする仕事ですから、サポートをする職種の数だけ、会社の数だけ、働き方や業務範囲が異なってくるのです。
この記事では、 事務職の種類 とそれぞれの仕事内容についてご紹介していきます。
漠然と事務職を目指している人も、現在事務職として勤務していて転職を目指している人も、自分がどんな事務員を目指しているのか考えながら読んでみてくださいね。
事務職の種類 と 仕事内容
一般事務
などをメインの業務にする、多くの人がイメージする事務職が「一般事務」です。
WordやExcelがある程度使えれば特別な資格は必要ないことが多いので、事務職が初めての方でもチャレンジしやすいです。
「一般事務」で募集されている場合、高いPCスキルや資格よりも、電話や来客応対、事務所全体に対して明るいコミュニケーションを求められていることの方が多いです。
ただし、求人票に「一般事務」と記載されている場合でも、小さい会社や営業所で1人で事務を行う事業所の場合には、経理事務や営業事務も兼務することがあります。
仕事内容の詳細を確認したい場合、ハローワークから募集企業へ質問してもらうことができます。企業側には求職者の名前を明かさずに確認してもらえますよ。
経理事務
などお金に関することがメインの業務です。
会社のお金は1円合わなくてもダメです。
そのため、細かく丁寧な仕事ができ、数字に強い人に向いています。簿記の資格が必須になることもあります。求人票には必須と書いてなくても、簿記などの会計的な資格があると良いアピールになるでしょう。
使用する会計ソフトは会社によってたくさんの種類がありますので、経理事務経験者であっても、新しい仕事を覚えなければいけないことがあります。
「経理事務」と言っても、毎月決まった仕訳だけ起票すれば良い、という働き方もあれば、
財務諸表の読み方を理解して、銀行とも折衝して会社全体の資金繰りを管理しなければいけない「経理事務員」という働き方もあります。
また、業種によっては特殊な経理事務が必要な場合があります。
例えば、建設業では入金サイトや建築物の原価に含まれる労務費の計算が特殊であり、「建設業経理士」という専門の資格もあります。
営業事務
など、営業職のサポートをする業務がメインの業務です。
営業担当者と密にコミュニケーションをとり、営業さんが求めていることを理解できる必要がありますので、コミュニケーション能力と共に「気が利く」ことが求められます。
他の事務職に比べてお客様や取引先に近い場所で働くことになるため、突発的な業務が発生することもあります。臨機応変な対応が求められます。
営業活動のフォローとして、最近ではSNS発信などの広報的なサポートを行う場合もあります。
営業さんに言われたことだけを行うのではなく、自社の会社の方向性や、自社製品の魅力について理解していることも必要なスキルになります。
人事事務・総務事務
など、社員の働く環境を整える仕事がメインの業務です。
「人」に関わることが多く、社員の健康上や家族の問題などプライベートな事情を知る機会も多い立場になりますので、口が堅い人であることが求められます。
面接では人柄までは伝わりにくいですが、軽薄なイメージを持たれないような見た目、言葉を選ぶようにしましょう。
社会保険や労務に関する法律やルールは頻繁に変更されますので、国や都道府県の決めた新しいルールをいち早く理解するなどの対応が必要になります。
コロナ禍を経てテレワークが普及し、働き方改革が進んでいます。
社会保険労務士へ相談しながら、就業規則の見直しを行うなどの責任の大きな仕事も、労務事務の業務範囲に入ります。
採用、面接、確定申告など、年次業務が多いのも人事事務・労務事務の特徴です。
次に同じ仕事を行うのは来年、、、ということもありますので、１回１回きちんと理解して覚えて進めるように、手順や目的をしっかりメモするなどして真面目に取り組める人が向いています。
学校事務
など、小学校〜大学などの学校で働く事務職です。
学校内で発生する、経理・人事・総務などの事務的なことを全て行いますが、学生と話すことはあまりありません。
長く働く人も多く、人気な職種です。
求人が出ることも少ないかもしれません。
学生と関わることは少ないですが、保護者からの電話や問い合わせに対応することはあります。
親御さんが子供を思う気持ちが入った問い合わせに対応することになりますので、人の気持ちに寄り添える思いやりの心と、強いメンタルが必要になるでしょう。
医療事務
などがメインの業務である、病院やクリニックで働く事務職です。
病院は身体や気持ちが弱った人が訪れる場所ですので、思いやりがあり、気の利く対応ができる人が求められます。
清潔感も求められるため、ネイルや明るく派手な髪色が制限されることが多いでしょう。
病院は景気に左右されず、安定して働きたい人に人気です。
医療事務には専門的な知識が必要で、数種類の医療事務資格があります。どの資格を取得しても実際に行う医療事務業務は同じです。
貿易事務
など、貿易に関わる会社で行う、専門性の高い事務職です。
応募条件に「英語」が必須と書かれていることも多いです。読み書きだけでなく、海外の取引先と話すための英会話力が求められることもあります。
専門性が高く、求められるスキルも高いことから、もらえる給料は事務員の中ではかなり高い方になります。
秘書
など、担当の上司が自分の業務に専念できるように、細やかにサポートする仕事です。
担当上司の業務内容によっては、営業事務を行なったり、調査業務を行うなど、様々なサポートすることになります。気配りが得意なことが求められます。
必須だと思った方が良いでしょう。
まとめ
今回の記事では 事務職の種類とその内容を紹介しました。
事務職といっても、たくさんの種類がありましたね。
どの事務職にも共通しているのは、「業務をサポートをする」ということです。
年間およそ13万人が受験する人気の秘書検定はどの種類の事務職を目指す場合にも良いアピールになりますので、ぜひ一度チャレンジしてみてはいかがでしょう。
また、自分の作業に一生懸命になって「人に何を求められているか」「何をサポートしなければいけないのか」忘れてしまうと、仕事の評価も低くなってしまいます。
ExcelやWordなどの事務職に必要なツールは、息をするように操作できるようになり、サポート業務に専できると良いですね。
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