どんな会社にも必ずいる 事務員さん。でも 事務職 ってどんなお仕事内容なのか知っていますか？
会社によって、または支店によっても違いのあるOLさんの仕事内容を私なりにご紹介します。
今の自分の仕事に疑問を感じている事務員さん、これからOLになろうとしている方にぜひ読んでほしい記事です。
事務職 の種類
事務員には、一般事務、営業事務、総務事務、経理事務、など色んな種類があります。また、貿易事務や学校事務、医療事務などの専門性の高い事務員さんもいらっしゃいます。
会社の職種やその規模によって、事務員ひとりひとりが専門性をもった仕事だけをすることもありますし、全ての総務、経理、営業事務などの事務的業務を一人の事務員さんが行うこともあります。
お茶出しやコピーをした5分後に、免許未取得営業さんの横に座って宅建士として重要事項説明を行う事務員さんもいるくらい範囲は広いのです。
OLの仕事の本質とは
私の考える事務員さんの仕事の本質は「社内の各種業務を事務的な面からサポートすること」です。
これを理解できているのか、理解した上で動けているのかにより事務員の質が変わると思っています。
OLに必要なスキル
基本的なPC操作ができること
今の時代は事務員に限らず必要なスキルです。しかし、事務員さんはPCを使った業務が特に多いです。事務未経験OKの求人であったとしても、 Officeソフトの使用や文字入力などの基本的PC操作ができなければ採用は難しいと思います。
基本的なビジネスマナーが身についていること
色々なジャンルの事務職がありますが、文書作成、書類やハガキの送付、電話応対などは、どんな種類の事務職でも発生するお仕事です。従って、基本的なビジネスマナーは必要です。
コミュニケーション能力
事務員の仕事は「作業をただひたすらやる」ような仕事ではありません。電話対応、接客対応も含め、人と人との間で皆がスムーズに仕事できるようにサポートし、会社の売上アップに貢献する仕事です。
社内の複数の部署や職種、役職の人とお話しすることが多いのが事務員さんです。営業さんのように次々に新しいお客様と話すというよりも（もちろん営業さんも長いお付き合いを目指して対応されます）、決まった範囲の多くの人と長く関わることになります。そのため『この人とは合わないから話さなくていいや、次の人〜』とはできないのが事務員さんに必要なコミュニケーションスキルです。
思いやりの心
しつこいようですが、事務員の仕事の本質は会社全体の業務サポートです。関わる皆さんに思いやりをもって、会社の利益につながるサポートをいたしましょう。
取得したら良いかもしれない資格
一般常識やビジネススキルを証明する資格
秘書検定、ビジネス文書検定などの一般常識やビジネススキルを証明する資格は良いアピールになると思います。
パソコン系の資格
業務の中でパソコンに関する簡単な操作を誰かに案内するシーンは実際に多いです。中小企業特有かもしれませんが「事務員は毎日PCかまっているからパソコンに強い！」と思われています。
基本的な操作はもちろんのこと、Excelの数式を使いこなせると効率的に仕事が進むので自分自身のためにもなります。資格取得ならMOS、日商PC検定、ITパスポートなどでしょうか。
簿記やFPなどの会計的な資格
高校で取得したという人も多いかもしれませんね。簿記の基本を知っておくと、広くどんな種類の事務仕事もやりやすくなると思います。
資格試験の主催団体は日商や全商など複数あります。また、建設業経理士などの特定の分野に対する経理資格もあります。
専門的な資格
宅建、英検、TOEIC、医療事務、保険募集人など、業種に応じた特定の資格が求められることもあります。
その他、個人的に気になっている資格
- ビジネス著作権検定・・・会社のSNS配信やWebサイトの更新作業、スタッフブログを書く機会の多い人に良さそうな感じがします。
- 硬筆・毛筆書写検定・・・印刷やゴム印で済ませることも多いですが、のしや手紙のあて名書きを頼まれることもあります。最近では手書きを見直される風潮もあり、手書きを外注されるケースもあるようです。改めて向き合いたい資格です。
- POP広告クリエイター技能審査試験・・・社内掲示もデジタルの時代ですが、人に見てもらうための技術の勉強になるかもしれないと感じています。
- 心理カウンセラー・・・労働安全衛生法の改正により社内でのメンタルヘルス対応が求められることも出てきました。中小企業の総務課周りの人だと、窓口になられることもあるかもしれないと思いましたのでピックアップしてみました。
まとめ
事務職の範囲は広く、所属する場所や立場によって変わるものです。
人と人の間でうまくコミュニケーションを図れて、会社全体の業務サポートという縁の下の力持ちになることにやりがいを感じられる人は向いていると思います。
実際のところ、消去法や何となくといった気持ちで選ぶ人の方が多い職種かもしれませんが、他の花形職種と同じく、やり続けることで確実に仕事の楽しみは増えていきますよ。
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