【適性が無くてもニーズを満たせば大丈夫】事務職 に向いている人、向いていない人

事務 は誰でもできる仕事と思われがちですが、世の中には 事務職 に向いていない方が結構いらっしゃいます。

事務職 は残業や休日出勤も少なく人気の高い職種ですが、自分自身の適正に合っていなければ非常に苦しい転職となるでしょう。なぜなら 事務 は、1日9時間をずっと同じ場所で同じ人たちと過ごさなければいけない仕事だからです。

事務職 への転職を検討している方はぜひご参考になさってください。

事務の仕事内容についてはコチラもぜひ　↓

事務職 に向いていない人

いきなりですが、まずは向いていない人についてです。

自分が一番じゃないと嫌な人

営業担当者が会社の利益を上げることを仕事としているのに対して、事務 は会社全体の業務をサポートする仕事です。そして、会社としてルールを守るための業務を行う仕事です。

どんなに売り上げを上げる営業マンが大勢揃っていても、コンプライアンス遵守どころか基本的な法律を守っていない状態では、会社が潰れてしまいます。

やったらやった分だけの成果を認めてほしい人

事務 の仕事には、営業売上のような「誰が見てもわかりやすい成果」が結果として顕れることはほとんどありません。たとえどんなに優れたサポートをして部署内の売り上げ向上に貢献したとしても、評価されるのは売上をあげた営業マンであり、その部署の上長というケースがほとんどです。

「やった分」というのが測りにくい業種でもありますので、どれだけ自分が頑張ったプロジェクトがあるとしても認められないこともあり、悔しい思いをすることもあるでしょう。

会社への貢献度をわかりやすく感じたい人

例えば住宅会社において、「お客様にご案内、説明を行い家を売る」営業職とか「現場監督として下請業者に指示を出して家を作る」工務職などの、住宅会社としての業務内容に直結した仕事をしていると、自分の仕事の意味や会社への貢献を感じやすいと思います。

しかし事務の仕事は「この数字をこのフォームに入力する」とか「パソコンの操作方法を他の社員に教える」など、『住宅会社だからやっている仕事』というの業務ではないことの方が多いのです。

データ入力のその先に「売上を見える化してPDSAを回し、今後の会社の戦略を練る」みたいな大きな仕事があったとしても、そこの部分の仕事は事務員の仕事ではなく、社長など会社の上層部の仕事になりますので、その大義を実感しながら日々業務をできることは少ないです。

コミュニケーションが苦手な人

営業はお客様へ、作業員は制作物へ強く意識を向けることが仕事において大切になりますが、事務の仕事は会社全体のサポートです。そのため、事務員の意識は社員ならびにステークホルダー全体に向いている必要があります。そして、それら全てと円滑にコミュニケーションをとっていく必要があります。

また事務員はずっと事務所にいます。「経理課」などの事務員だけの部署になると、1日9時間以上同じ人とずっと一緒に過ごすことになります。これはもう家族と過ごす時間より長いです。そのため、程よい自己開示とコミュニケーションは必要になりますし、逆に自己の感情を露わにし過ぎたり、自分の考えばかり話したりということは事務所内の調和を乱すことになります。

飽きっぽく、ルーティンワークが苦手な人

事務職 は定期的に同じ作業を繰り返すということが多く、地道な作業も多いです。飽きっぽい人やルーティンワークが苦手な人には向いていません。

最近ではインボイス制度のような新たな法制度の施行、コロナ禍や時代の流れに合わせた働き方の変化などの他、新しい事務処理ソフトやサービスの導入、会社の代表人事や組織図の変更などにより、事務の業務フローが改編されることがあります。しかしそれは一時的な変化であり、ルーティンワークが変化するだけです。

じっと座っていることが苦手な人

事務 の仕事の多くはデスクに向かいPCと睨めっこです。集中力がなく、すぐにバタバタしたり、他の人に話しかけてしまうようでは、事務に向いていないと言えます。

最近ではフリーアドレスと言って自席を決めないオフィスもあるようですが、だからといって歩き回ったりすることは少ないのではないでしょうか。

大雑把な人

事務は人のサポートが仕事ですので、依頼された仕事に対して「この位でいいか」などと自分勝手に適当に判断してしまうような大雑把な人には向いていません。

このような事務員は大らかな性格をしていることが多く、人柄としては好かれることもあります。そして実際にどこの会社にもいるのですが、業務おいては信頼が置けないので、仕事を頼まれにくくなります。

事務職はAIに取って代わられそうな仕事ランキングの常連であり、世は「効率化」という名の荒波の真っ只中です。余力のある会社や、業務不均等がある程度許容されているような大らかな会社であれば、人柄を買われて、これからも在席し続けることは可能かもしれません。

　

事務職 に向いている人

苦手な人とでも等しく穏やかにコミュニケーションが取れる人

事務の仕事は社内全体とだけでなくステークホルダーとのコミュニケーションが必要だと書きましたが、そのコミュニケーション等しく穏やかに取れる必要もあります。

なぜなら、先ほどの例のように、データ入力のその先に「売上を見える化してPDSAを回し、今後の会社の戦略を練る」みたいな大きな仕事があることが多いのです。

給与振込や小口現金管理、資金繰り、個人情報管理などの業務をしている人が、普段から個人的な好き嫌いを態度で表して特定の社員や業者とばかり仲良くして、その一方で嫌いな人を邪険に扱っているようでは、業務や評価が正しく公平に行われているか不安を覚える人が出てきますね。

もちろん個人的な好き嫌いはもちろん誰でもありますし、気の合う同僚とは仲良くなり、それが生涯の友となることもあるとは思います。しかしそれだけではなく、苦手な人とでも「普通の」コミュニケーションは行い、決して攻撃的な態度を取ることがないようにしなければいけません。

責任感をもって仕事を行える人

ここまで述べてきた通り、事務職は他の業種に比べて「目に見えるやりがい」を感じにくい職種かもしれません。それでも責任感をもって、期日を守り、ミスなく丁寧に仕事をしなければいけません。

なぜなら、事務は会社全体の業務をサポートするのが仕事ですので、他の社員の業務が円滑に進むようにスケジュールをしっかり管理し、ミスなく処理を進める必要があるのです。

「縁の下の力持ちとしてのやりがい」を感じて、わからないことがあれば上司に聞くなどして、仕事を投げ出さずに責任感をもって最後まで仕事をやりぬける人が事務に向いています。

臨機応変な対応が出来る人

事務職はルーティンワークのような機械的な仕事ばかりではありません。電話や受付応対もしなければいけません。

営業マンの携帯電話には、基本的に名刺交換をした相手やお客様からしか電話が掛かってきません。しかし、事務員が対応する会社の代表電話には顔も知らない多くの人から、様々な用件で電話が掛かってきます。

お茶出しをした際にお客様から急に声を掛けられることもあります。中にはセクハラじみたことを言われることもあります。そんな時も慌てず、話に大きく乗らず、穏やかに対応して、お茶を出したら控えめに退場するという対応が出来る人がどのくらいいるでしょうか？

　

まとめ

この記事を読んで、いま事務員をしている人でも「自分は事務員向いていないのかも」という方もあると思います。

実際、わたしも事務員に向いていません。正直、水商売の方が何倍も向いていると思いながら、約20年事務員をしてきました。 でもそれでも事務員を続ける理由は、やはり安定した休みがあることや、生理をやり過ごしやすい労働環境など、働き方の魅力です。

一般的な適性が向いていなくても、求められているものを理解して、求められている結果が出せれば良いと思います。もしも「自分には向いていない」と思いつつも、事務職の労働環境に魅力を感じて転職を考えておられるのであれば、チャレンジしてみるのも良いかもしれません。